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DMS by Simova

Die effiziente Lösung für Archivierung und Dokumentenmanagement

DMS by Simova - Archivierung und Dokumentenmanagement

DMS by Simova - Archivierung und Dokumentenmanagement

Der Gesetzgeber schreibt die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente über vorgegebene Fristen vor. Dies geschieht meist in Form eines Archivs. Dafür müssen Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt und gesichert werden. Der Zugriff auf Dokumente ist aus organisatorischen Gründen in der Regel nur wenigen Mitarbeitern vorbehalten. Die Einsicht eines Dokumentes nimmt somit zwangsläufig viel Zeit in Anspruch.

Durch den Einsatz eines digitalen Archivs können Zugriffe auf Dokumente erleichtert und erheblich beschleunigt werden. Dokumente werden in digitaler Form geordnet abgelegt und über Metadaten (beschreibende Stichwörter) für eine schnelle Suche optimiert. Die Einsicht eines Dokumentes geschieht direkt vom Arbeitsplatz des Mitarbeiters.

Ihre Vorteile: 

  • Vorteile elektronischer Archivierung
  • mittelfristig kostengünstiger 
  • Hohe Benutzerakzeptanz 
  • Platzsparend gegenüber Papierarchiv 
  • Kein Medienbruch, da die meisten Dokumente elektronisch erstellt werden 
  • Hohe Zugriffsgeschwindigkeit 
  • Schnelle und flexible Recherche dank Indexierung 
  • Zentralisierte Archivierung bei mehreren Niederlassungen 
  • Dezentraler Zugriff von überall 
  • Einfache Erstellung von Sicherungskopien 
  • Weitestgehend automatisierte Indexierung der Belege 
  • Automatisierte Fristüberwachung und Löschung von Dokumenten möglich  
  • Optional: Keine Server notwendig (hosted DMS)

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